تحتاج الفرق الافتراضية إلى توضيح مسؤوليات القيادة حيث يعود السبب الحقيقي لوجود فريق افتراضي إلى القدرة على وضع مجموعة من الأفراد ذوي خبرات ومهارات خاصة، ولكنهم لا يعملون معاً ضمن بيئة جغرافية واحدة.
لقد وصلت أخيراً إلى المرحلة التي شعرت عندها في الحاجة إلى تكوين فريق افتراضي لمعالجة موضوع محدّد، أين ستبدأ؟ يمكن للخطوات الآتية مساعدتك على:
1 . تحديد الغاية. إنّ أفضل مؤشّر على نجاح الفريق الافتراضي هو وضوح هدفه، إضافة إلى وضوح عملية المشاركة من قِبل المجموعة التي ستحقق ذلك. حدّد مع أعضاء الفريق الهدف بلغة واضحة ومقنعة. مثلا، «إنّ هدفنا هو بناء موقع على شبكة الإنترنت يستوعب التجارة الإلكترونية لثلاثة من خطوط الإنتاج، إضافة إلى القيام بتحديث الموقع وتوسيعه بكلفة أقل، ويعزز من خبرات زبائننا». تأكد أن كل عضو من أعضاء الفريق يفهم مفردات الهدف بالطريقة نفسها، وأنّ جميعهم متفقون تماماً على ذلك.
2 . تحديد المهارات المطلوبة والمزايا الشخصية، اسأل نفسك ما المهارات، وما درجة المعرفة والخبرة اللازمة لنجاح الفريق؟ انظر إلى ما هو أبعد من القدرات التقنية، لتبحث عن مواهب لحلّ المشكلات، والقدرة على العمل بفاعلية مع الآخرين، وكذلك القدرة على تفهم الجانب السياسي والمعلوماتي (اللوجستي) العام للشركة.
وعليك الأخذ في الحسبان القدرة على إجادة مهارات جديدة إذا دعت الضرورة، إضافة إلى القدرة على تبادل المعلومات والكتابة بإتقان، والتكلم بوضوح بالهاتف. زد على ذلك، الحاجة إلى أعضاء فريق يتمتعون بالميزتين الشخصيتين الآتيتين:
• درجة عالية من الدافعية والانضباط؛ حيث سيتحمل أعضاء الفريق مسؤولية إتمام العمل في الوقت المحدد، وطلب المساعدة إذا دعت الحاجة إضافة إلى أن الفريق الافتراضي لا يكون مناسباً لمن يحتاجون إلى درجة عالية من الإشراف والتوجيه.
عقول منفتحة على التقنية الجديدة؛ إذ قد يحتاج الأعضاء إلى تقنية جديدة، ولكنها بسيطة، وتساعد أعضاء الفريق جميعهم على الاتصال والتواصل بعضهم مع بعض.
3 . تحديد الأشخاص الذين يتمتعون بالمهارات والمزايا المطلوبة، عليك البحث عن الأشخاص في داخل المؤسسة وخارجها من أجل اقتناص الأشخاص الذين يتمتعون بالمهارات والمزايا المطلوبة التي حددتها، لا مانع من الأخذ في الحسبان زملاء العمل، ومن يعملون لديك، والموردون والعملاء وحتى المستشارين. اتصل مع زملاء لك تثق بهم، ليقدموا لك المشورة والنصيحة والرأي السديد بشأن الأعضاء المناسبين والمحتملين لفريقك.
4 . اختيار أعضاء الفريق الافتراضي. عند اختيار أعضاء الفريق، قم بما يأتي:
وجّه الدعوة إليهم للانضمام إلى الفريق. اطلب إلى الأفراد التطوّع.
اطلب إلى الأشخاص المهتمين بالمشروع ترشيح أفراد ممن لديهم المهارات والمزايا المناسبة للمشروع.
وكما هي الحال مع أي فريق آخر، حيث يجتمع عدد كبير من الأفراد ذوي الكفاية معاً، يجب المشاركة في القيادة؛ حيث لا يملك أيّ عضو في المجموعة الإجابات كافة.
وفي حال الفِرَق الافتراضيّة تتبدل قيادة الفريق استناداً إلى نوع المهمة التي يتم العمل على إنجازها. لذا، بصفتك قائداً لفريق افتراضي، عليك أن تكون مستعداً للمشاركة في التوجيه والسيطرة التي تبذلها في المشروع، لما لذلك من أهمية بالغة وبطريقة مماثلة، يجب على أعضاء الفريق إبداء الاستعداد لتقديم التوجيه والإرشاد، والخبرات الإدارية عندما تستدعي الحاجة.
مثال، لنفترض أن فريقاً افتراضيّاً كُلّف بتطوير منتج جديد. كيف يُمكن لأعضاء الفريق المشاركة في القيادة؟ في هذه الحالة سيتحمل أكثر أعضاء الفريق خبرة تقنية مسؤولية تقييم المكونات الإلكترونية المناسبة للمنتج واختيارها في حين سيتخذ أكثر أعضاء الفريق معرفةً وخبرةً في مجال تقييم حاجات العملاء القرارات المتعلقة بخصائص المنتج أما أكثر الأعضاء خبرة في مجال التسويق، فسيتحمل مسؤولية تنظيم حملات دعائية لتسويقه وفي حال نشوء نزاع مع أحد المزودين بشأن سعره، يحلّ أكثر أعضاء الفريق مهارة وكفاية في مجال مهارات التفاوض هذه الإشكالية ويفضّ النزاع.
تقييم ثقافة الفريق
إذا كان أعضاء الفريق من مناطق مختلفة في العالم، أو أنهم يشتركون مع المجموعة لأول مرة، فمن المستحسن القيام بما يسمى (التحقق من ثقافة الأعضاء) لضمان أن كلاً منهم يتمتع بالتوجهات، والميول، والتصرفات، والقيم نفسها التي تساعد على نجاح الفريق كلّه. اطلب إلى أعضاء الفريق التعبير عن شعورهم تجاه: ظروف العمل. إلى أي مدى سيُسمح لأعضاء الفريق بالتنقل؟ ما المصادر التي ستمنح لهم لإنجاز العمل؟ ساعات العمل.
كم عدد ساعات العمل اليومية، أو الأسبوعية المتوقع من أعضاء الفريق القيام بها؟ في أي وقت من الصباح الأعضاء لحضور اجتماع عن طريق الهاتف؟ مثال، إذا كان أحد أعضاء الفريق الافتراضي يقيم في تايوان، في حين يقيم عضو آخر في ألمانيا، فمتى يستطيع الفريق إجراء الحوار هاتفياً من دون أن يكون أحد الأعضاء مشتركاً في الحوار عند منتصف الليل (وفق توقيته)؟ أو المساء يُتوقع وجود وقد تتفاوت التوقعات الخاصة بالعمل خلال عطلات نهاية الأسبوع، أو خلال العطل الرسمية، أو أوقات عمل الساعات عليك الإضافية وبصفتك قائداً لهذا الفريق الافتراضي أن تفكر ملياً في آليات جمعهم فكرياً.
اضافةتعليق
التعليقات