من بين الهواجس الرئيسية التي ترتبط بالتفويض الخوف من أن يفقد المدير القدرة على التحكم مع تفويض سلطاته أو اختصاصاته للآخرين ولكن ليس ضرورياً أن يسير الأمر على هذا النحو، فأنت إن قمت بتدريب العاملين لديك على اتباع نفس المعايير التي كنت ستلتزم بها حال أدائك لما كلفتهم به من مهام، فإنهم سوف يقومون بأداء مهمة التحكم نيابة عنك.
التفويض المتدرج
لكي تتمكن من فهم التفويض على نحو جيد، يتعين عليك أن تفكر بتمعن في البشر أنفسهم، فالتفويض لا يمكن النظر إليه كمفهوم مجرد؛ إذ إنه يرتبط ارتباطاً وثيقاً بالأفراد واحتياجاتهم وقدراتهم ومن أهم المفاهيم التي يجب الالتزام بها هي أن التفويض لا بد وأن يتم على نحو متدرج وبشكل متأن.
فلا تعمد إلى تكليف أحد العاملين لديك بأداء مهمة كبرى قد لا تمكنه قدراته وخبراته من أدائها على النحو الأكمل، وأنت إن فعلت ذلك سوف تخسر خسارة كبيرة من زاويتين:
أولاهما: أن احتمال فشل هذا العامل في أداء هذه المهمة أكبر بكثير من احتمال النجاح ، وبالتالي قد تفشل المهمة ذاتها.
وثانيتهما: أن مثل ذلك التكليف قد يصيب ذلك العامل بالإحباط ويفقده الحافز والدافع على العمل والتعلم والإنجاز، خاصة لو كان في مقتبل حياته الوظيفية.
وعليه فمن الأفضل بالنسبة لك أن تسير مع العاملين بشكل متدرج، تبدأ بتكليف كل منهم بمهمة محدودة تسهم في تطوير قدراتهم الوظيفية، ثم تتبع تلك المهمة بمهمة أخرى تكون أكثر تعقيداً ولكن بقدر محدود، بحيث يسهم أداء هذه المهمة في البناء على ما أضافته المهمة الأولى إلى قدرات ومهارات كل منهم.
ترك مساحة حرية للموظف المفوض:
عند تفويض أحد العاملين لديك بأداء مهمة من المهام لا ترهقه بالاستفسار بين كل حين وحين عن تطور العمل لديه، ولكن اترك له حرية التصرف بعد أن تتفق معه منذ البداية على مواعيد محددة لتلقي تقارير منه بشأن تطور سير العمل في المهمة المكلف بها.
تنظيم عملية متابعة الموظف المفوض، فمن بين المشكلات التي قد تطرأ أثناء عملية التفويض احتمال أن يجد المدير نفسه ما زال مسئولا عن المهام التي فوضها لغيره، وما زال منغمساً في تفاصيلها، ومن أهم الأدوات اللازمة للتغلب على هذه المشكلة يتمثل في الاتفاق بشكل صريح ورسمي مع من تم التفويض لهم على:
1 - مواعيد محددة للقاء بهم لمناقشة المهام المفوضة إليهم (فيما عدا حالات الطوارئ).
2 - إعداد جدول أعمال مهام لكل اجتماع للمتابعة.
3 - يمتنع المدير القائم بالتفويض عن اتخاذ أي قرار بشأن أي من المهام التي فوضها ما لم يقدم الموظف الذي تم تفويضه البدائل المختلفة للتعامل مع المشكلات التي قد تعترض سير العمل في المهمة المكلف بها، ومميزات وعيوب كل بديل، وتوصياته بشأن الأخذ بأي من هذه البدائل.
بحيث يمنحه فرصة التدريب العملي على صنع القرارات ومواجهة الأزمات كما توقع الفشل كي تتجنبه:
حين تقوم بتفويض غيرك في أداء أحد المهام التي كان يتعين عليك القيام بها لا تتوقع أن يتم إنجاز هذه المهمة بنفس الشكل الذي كان من الممكن أن تتم به لو باشرتها بنفسك ولذا فمن المهم عند القيام بالتفويض أن تتفق مع الموظف المفوض على الأسس والمعايير التي سيتم وفقا لها الحكم على نتائج هذه المهمة، وفي كل خطوة من خطوات العمل لا بد وأن تتوقع عدم الكمال الذي تنشده.
أهمية المتابعة والتعاون المناسب، أثناء تنفيذ المهمة بما يضمن تدارك الأخطاء قبل استفحالها، العمل على تطوير قدرات العاملين:
بما يضمن رفع قدرتهم وكفاءتهم وكفايتهم على أداء الأعمال المفوضة إليهم على النحو الأمثل.
الوظائف الخاصة بالمديرين والتي لا يجوز التفويض فيها التي تشمل: تحفيز العاملين على العمل والإنجاز، التدريب، بناء فريق العمل، التنظيم، التقييم، التأنيب، مراجعة الأداء، الترقية، منح وتعزيز ثقة الموظفين بنفسه وبقدراته.
ليس ضرورياً أن تتوافر لدى العامل عند تفويضه في أداء مهمة من المهام كافة المهارات والخبرات والمعلومات اللازمة لأداء هذه المهمة، ولكن من المهم أن تتوافر لديه القناعة بقدرته على تحقيق هذه المهمة، وهو ما يعني أن تتوافر لديه المعلومات التي تعينه على أداء هذه المهمة، أو أن تكون لديه القدرة على النفاذ إلى هذه المعلومات أينما وجدت لديك أو لدى الآخرين.
اضافةتعليق
التعليقات