إن الأشخاص بشكل عام يكون دماغهم محمل بالكثير من الأفكار والمشاكل فلا يجد الوقت المناسب لإنهاء جميع الأعمال المترتبة على عاتقه حيث إن إدارة الوقت والحفاظ على مستويات عالية من الإنتاجية يعتبر صراعاً يومياً، إلا أنه في بعض الأحيان لا يعني نهاية العالم.
ولكن إذا لم تتم معالجة هذا الأمر عاجلاً وليس آجلاً، فإن المهام التي كان من المفترض أن تنجزها اليوم، ستؤجلها إلى الغد، ومن ثم إلى اليوم التالي، وفي نهاية المطاف ستجد العمل متراكماً عليك بحيث لا تستطيع إنجازه بمفردك. وهذا الأمر بالطبع ليس جيداً لتدفق العمل وأيضاً لمستويات الإجهاد لديك. حيث يتكون يومنا من 24 ساعة وهو الوقت الذي نعيشه جميعاً، لكن وبرغم ذلك تجد أناساً يشتكون دائماً من أنهم لا يملكون الوقت دون أي إنجاز يذكر، وآخرون قد حققوا الكثير ولديهم الرغبة دائماً بتجربة النشاطات الجديدة وإغناء حياتهم، لذا يمكن تعريف إدارة الوقت أو تنظيم الوقت (Time Management) هو عملية التخطيط لتقسيم وقتك بين عدة نشاطات عليك القيام بها، حيث ستتمكن حينها من العمل بذكاء أي ستصل إلى أهدافك بأقل وقت وجهد ممكنين مهما كان الوقت المتاح ومهما كانت كمية العمل التي تريد إنجازها.
لذا نعطيك فيما يلي مجموعة من النصائح التي سوف تساعدك على ادارة الوقت في العمل بكفاءة وزيادة الإنتاجية وسرعة الإنجاز.
1- تحديد الأولويات
يُمكن تقسيم أولوية المهام التي يجب القيام بها إلى 4 فئات؛ مهمّة ومُستَعجلة، مهمّة لكن غير مُستَعجلة، مُستَعجلة لكن غير مهمّة، غير مُستَعجلة وغير مهمّة، ويجدر التركيز على القيام بالمهام المهمّة غير المُستَعجلة وذلك لمنع تحوّلها لمهام مهمّة ومستعجلة، فالتعامل مع الكثير من المهام المهمة والمستعجلة سوف يؤثّر بدوره على تنظيم الوقت بشكل سلبي ويزيد من الضغط النفسي عند التعامل مع الأمر.
2- حاول الانسجام مع خططك
ستشعر بالرضا بعد تنظيم وقتك في الجدول، وستعرف بعد ذلك أن الالتزام بهذا التنظيم ليس حبراً على ورق وأن المسألة قد تكون حقاً صعبة في البداية، فحاول أن تقضي قرابة نصف وقتك وأنت منشغل بالنشاطات والأعمال والأحاديث التي تعزز أهدافك وانسجم معها بدل أن تفكر فيها أو تتحدث عنها، فذلك لن يحقق لك سوى مزيداً من تراكم المهام، بالتالي مزيداً من الشعور بالضغط والإحباط.
3- حاول أن تكون مرناً في تعاملك مع الوقت
دائماً هناك ساعات من اليوم لن تسير كما تريد، فقد تكون طالباً أو موظفاً في إحدى الدوائر الحكومية أو الشركات الخاصة وبالتأكيد فإن ساعات دوامك لن تكون ملكك، لذلك تقبل هذه الحقيقة ونظم وقتك وفقاً للساعات التي تملكها، وحاول تطويع الوقت قدر المستطاع لصالحك، فإذا افترضنا أنك تقضي في مكان دراستك أو عملك 8 ساعات ولديك 8 ساعات لتنام خلالها؛ مما يعني أن لديك 8 ساعات أيضاً لتفعل فيها ما تشاء أي بمقدار يساوي ثلث يومك، وهي فترة كافية لتحقيق العديد من الإنجازات.
4- استخدام التكنولوجيا
تُساعد التكنولوجيا بشكل كبير على تنظيم الوقت، حيث تُقدّم الهواتف الذكية وخدمات الإنترنت مجموعةً متنوعةً من البرامج المجانية لإدارة الأعمال والمهام اليومية، والتي يُمكن الاستفادة منها في جدولة الأنشطة التي يجب حضورها بسهولة والتذكير بها مسبقاً ممّا يُسهِّل إدارة الوقت وترتيب الأولويات.
5- الاستعانة بالآخرين
تتطلّب بعض الأعمال الاستعانة بالآخرين وتفويض بعض المهام لهم، فلا حاجة أن يكون صاحب العمل هو الشخص الوحيد الذي يقوم بكافة الأعمال المطلوبة، حيث يُمكن توزيع الأعمال على الآخرين وتدريبهم على القيام ببعض المهام البسيطة ممّا يُساعد صاحب العمل على التركيز على المهام الأصعب والأكثر أهمية، وبذلك يُنجز العمل بوقت أقصر ويستفيد ممّا تبقّى من وقت في أداء مهام أُخرى.
6- أخذ استراحة
يعمل العديد من الناس بشكل مستمر ومتواصل دون أخذ أيّ استراحة، ممّا قد يؤدي إلى نتائج سلبية على الإنتاجية في العمل، فمن الضروري الابتعاد عن المكتب لمدّة 30 دقيقة على الأقل عند العمل لفترات طويلة فهذا يُساعد أن يكون الفرد أكثر فاعلية وإنتاجية، بالإضافة إلى أنّ التخطيط لأخذ استراحة في منتصف النهار له فوائد جمّة إذ يُساعد على تقسيم العمل إلى أقسام يسهل إنجازها ممّا يُساعد على توفير الوقت وتنظيمه.
7- إبداء الرفض والابتعاد عن المشتتات
يتطلّب تنظيم الوقت بشكل أفضل وإنجاز العمل على أكمل وجه إدراك الفرد لقدراته ورفض القيام بمهام تفوق طاقته، أو تأجيل تلك المهام لوقت آخر مناسب أكثر، ليس هذا فحسب بل عليه أيضاً رفض وإبعاد المشتتات العديدة التي تُؤدّي إلى ضياع الوقت؛ كرسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل النصية، فمن المهم إغلاق الهاتف وكافة مصادر الإلهاء لمساعدة الفرد على التركيز وزيادة قدرته على الإنجاز.
8- التركيز على جودة العمل
يجب التوضيح أنّ التنظيم الجيد للوقت في العمل لا يعني إنجاز أكبر عدد من الأعمال إنّما إنجاز الأعمال بجودة عالية، ويُنصح بالتركيز على النتائج لا على مدى انشغال الفرد أو الفترة الزمنية التي يقضيها بإنجاز مهمة ما، حيث إنّ قضاء وقت أكثر لا يعني إنجاز أكبر، ومن الأمور المُهمّة أيضاً الانتهاء من مهمّة بشكل مُتقن ثمّ الانتقال إلى مهمّة أُخرى بدلاً من البدء بعدّة مهام وتركهم قبل إنهائهم بشكل تام؛ وذلك لأنّ التشتّت في عمل المهام يُفقد الفرد تركيزه ويُسبّب تراجع إنجازاته في عمله.
فوائد ستجنيها من تنظيم وقتك
سيعود تنظيم وقتك عليك بالكثير من الفوائد، أهمها:
- سيخف شعورك بالضغط: تنظيمك لوقتك سيخفف عنك الضغط بشكل مباشر، وذلك لأن التخطيط سيخفف من المفاجآت والأحداث غير المتوقعة.
- ستنجز أكثر: الإنجاز واحد من أهدافنا جميعاً، عندما تعلم ما عليك القيام به ستنجزه بطريقة أفضل، وعندما تنظم وقتك وتضبط أعمالك سيكون إنهاء الأعمال أكثر سهولة.
- لن تضطر لإعادة العمل الذي تقوم به: عندما تنجز أعمالك وفق آلية منظمة ستقل احتمالية ارتكابك للأخطاء كما أنك ستؤدي كل جزء من المهمة على أكمل وجه، بالتالي لن تضطر لتعويض النقص في أعمالك.
- ستواجه مشاكل أقل: الفوضوية أحد أبرز مسببات المشاكل في حياتنا، وتحكمك في مجريات يومك وضبط مهامك سيجعلك أكثر قدرة على تلافي المشكلات نظراً لتجنبك لأسباب تلك المشاكل.
- ستحظى بوقت فراغ أكبر: كما اتفقنا سابقاً تنظيمك لوقتك سيزيد إنتاجيتك وبالتالي ستنهي مهامك قبل الوقت المتوقع؛ مما سيوفر لك متسعاً من الوقت الذي ستقضيه في الذهاب إلى النادي الرياضي أو التنزه مع أصدقائك، تنظيمك لوقتك لا يعني أن تتجاهل نفسك وصحتك.
- ستهدر وقتاً أقل: حين تضع خطة تنظم يومك منذ بدايته حتى نهايته ستوفر على نفسك الكثير من الأوقات الضائعة في التفكير في الخطوة التالية، فكل شيء معد مسبقاً وجاهز للتنفيذ.
- ستحصل على المزيد من الفرص: وهو أمر طبيعي حين تكون فرداً منتجاً ملتزماً بمواعيده، وقادراً على تنظيم وإدارة المهام الموكلة إليه.
في النهاية .. لا فائدة من التذكير بفوائد تنظيم الوقت وأهميته فهو أمر من البديهيات، لكن حان الوقت لتبدأ بتنظيم وقتك لتصل إلى حياة أكثر فاعلية وإنتاجية، وتحقق أحلامك وطموحاتك.
اضافةتعليق
التعليقات